Kunnissa on yleensä opetuksen hallinnosta vastaava sivistys- tai koulutuslautakunta tai erillinen opetushallinto kunnan koosta riippuen. Kuntien koko vaihtelee suuresti Helsingistä (657 674 asukasta, noin 50 000 perusopetuksessa olevaa oppilasta) Luhankaan (699 asukasta, noin 100 perusopetuksessa olevaa oppilasta). Opetushallinnossa on myös jäseniä, jotka ovat erikoistuneet opetuksessa käytettävästä tieto- ja viestintätekniikasta. Hallinto ja lautakunnat tekevät tiivistä yhteistyötä muiden kunnan toimielinten, kuten esimerkiksi IT-osaston kanssa, joka vastaa kunnan IT-ekosysteemistä ja infrastruktuurista. Monissa kunnissa nämä toimijat ovat vastuussa siitä, mitä IT-palveluja kouluissa käytetään. Niillä on myös vastuu täydennyskoulutuksesta ja uusien käytäntöjen pilotoinnista yhteistyössä koulujen kanssa.

Suomalaiset kunnat tarjoavat hyvät IT-palvelut. Nykyisin asukkaiden tarvitsee vain harvoin käydä fyysisesti palvelupisteissä, kuten varata aikaa hammaslääkäriin tai uudistaa kirjastokirjan laina käymällä kirjastossa. IT-infrastruktuurien saumattomuuden periaatetta on noudatettu 90-luvulta lähtien ja liittyy osittain siihen, että Suomessa on paljon syrjäisiä maaseutukuntia. Siksi digitalisaatiota pidetään ratkaisuna, joka tarjoaa kaikille yhdenvertaisen pääsyn palveluihin ja tietoon. 

Tilanne on sama kouluissa: IT-palveluja tarjotaan kaikille opetuksen sidosryhmille. Esimerkiksi oppilashallintojärjestelmä Wilma on sekä verkko- että sovelluspohjainen ohjelmisto, joka tarjoaa vanhemmille yksinkertaisen käyttöliittymän yhteistyöhön koulun kanssa: vanhemmat saavat tietoa oppilaiden edistymisestä ja voivat lukea tärkeitä päivittäisiä viestejä. Opettajille on erilainen käyttöliittymä, jota he käyttävät arvosanojen merkitsemiseen, todistusten laatimiseen ja hallinnollisten tietojen kuten oppilaan poissaolojen merkitsemiseen.

Koska koulut edustavat kaupunkia ja viranomaisia, ne eivät yleensä voi tehdä ostopäätöksiä ilman avointa tarjouskilpailua. Avoin kilpailu varmistaa, että kilpailu toimittajien kesken on oikeudenmukainen ja että tarjous täyttää tietyt kriteerit. Prosessi on avoin, jotta vältetään väärinkäytökset sekä korruptio. Useimmissa kunnissa koulujen on ensin otettava yhteyttä kunnan opetushallintoon ennen opetusteknologian hankintaa.

On huomattava, että monilla kunnilla on teknologian käyttöönotolle omat kuntakohtaiset prosessinsa, jotka voivat poiketa tässä esitetystä. Kaikkien kuntien on kuitenkin varmistettavat, että hankinnat tehdään lainmukaisesti ja että prosessi on avoin ja oikeudenmukainen.  

Kunnat hankkivat opetusteknologiaa ennen tavalla, joka suuntautui usein ylhäältä alas. Ilman opettajien näkökulmaa se saattoi johtaa hankintoihin, jotka perustuivat ennemminkin teknisiin kuin pedagogisiin ominaisuuksiin. 

Pian kuitenkin ilmeni, että jos opettajat eivät osallistuneet teknologian hankintapäätökseen, oli epätodennäköisempää, että he edes käyttivät uusia työkaluja. Miten päätöksentekoon voidaan ottaa mukaan ne, jotka tietävät, miten teknologiaa käytetään luokassa parhaiten, eli opettajat ja oppilaat? 

Yksi keino on tietojen kerääminen opettajilta esimerkiksi kyselyillä. Rehtori voi auttaa tietojen keräämisessä, ja kunnan sivistyslautakunta ja opetushallinto voi tehdä nopean analyysin kerättyjen tietojen perusteella. Kunta voi tehdä päätöksen myös tutoropettajilta saatujen tietojen perusteella. Lähes jokaisessa koulussa on tutoropettaja, joka on vastuussa koulun pedagogiikan kehittämisestä, ja jolla on kattavat tiedot opetusteknologian käyttämisestä. Sivistyslautakunta ja opetushallinto konsultoi luonnollisesti myös kunnan IT-osastoa, koska uusien ohjelmistojen ja laitteistojen täytyy sopia kunnan IT-infrastruktuuriin. 

Opettajat ja oppilaat voidaan ottaa mukaan opetusteknologiaa koskeviin päätöksiin monella tavalla. Olisi kuitenkin järkevää yhdenmukaistaa prosessi ja antaa kaikille sidosryhmille, opettajille, oppilaille ja teknologiatoimittajille mahdollisuus osallistua aktiivisesti tähän prosessiin. 

Helsingin kaupunki on ottanut käyttöön mielenkiintoisen prosessin, joka varmistaa opettajien ja oppilaiden osallistumisen uuden opetusteknologian valintaan ja hankintaan noudattaen myös yleisiä normeja hankintoihin liittyen. Helsingin otettua käyttöön tämän uuden prosessin, myös monet muut suuret kaupungit ovat alkaneet käyttää samanlaista lähtökohtaa. Keskeisenä ideana on luoda yhdessä opettajien kanssa tarveperustaisia haasteita opetusteknologioille. 

Esimerkiksi jonkun koulun opettajat saattavat ilmoittaa, että he tarvitsevat digitaalisen ratkaisun helpottamaan formatiivista arviointia. Kyseisten opettajien odotetaan määrittelevän ratkaisun kriteerit. Kriteerinä voi olla esimerkiksi se, että tuotteissa pitää olla informatiivisen oppimisanalytiikan taustajärjestelmä opettajia varten, kiinnostava käyttöliittymä, tai niiden pitää tukea mitä tahansa laitetta. Sitten sivistys- tai koulutuslautakunta laatii toimittajille, esimerkiksi start up -yrityksille tai vakiintuneemmille yrityksille suunnatun virallisen ilmoituksen tai ideahaun, jotta nämä tarjoaisivat kriteerit täyttäviä ratkaisuja. 

Virallisen tarjouskilpailun jälkeen toimittajat esittävät ideansa, rautalankamallinsa ja betaversionsa opettajapaneelille. Paneeli valitsee, mitkä toimittajat jatkavat tuotteen kehittämistä koulujen kanssa. Tässä pilotointivaiheessa opettajat ja oppilaat voivat osallistua tuotteen eri kehityssykleihin ja siten varmistaa, että se, mitä toimittaja suunnittelee, täyttää loppukäyttäjien – eli opettajien ja oppilaiden – todelliset tarpeet opetusteknologialle.

Lyhyesti sanottuna: kun toimittajat ottavat loppukäyttäjät (opettajat ja oppilaat) mukaan tuotekehitykseen aikaisessa vaiheessa, useammat opettajat ja oppilaat alkavat käyttämään tuotteita.

Suomen koulut pystyivät antamaan opetusta koronapandemian aiheuttamissa haastavissa olosuhteissa. Koska kunnat olivat investoineet digitalisaatioon, kouluilla oli käytettävissään riittävästi digitaalisia oppimisympäristöjä, jotka oli asennettu ennen pandemiaa. Yksi näistä oppimisympäristöistä oli ViLLE, jota opettajat ja oppilaat käyttivät laajalti etäopetuksessa. He hyödynsivät tämän digitaalisen työkalun tarjoamia mahdollisuuksia formatiiviseen arviointiin. 

ViLLE on digitaalinen oppimisjärjestelmä, jossa voi luoda mukautettavia tehtäviä digitaalisten pelien muodossa ja valita palautteen automaattisen antamisen. Järjestelmän suosio nousi huimasti keväällä 2020, kun koronapandemia koetteli koulutussektoria ja pakotti koulut ympäri maailmaa käyttämään etäopetusmenetelmiä. 

Opettajien on helppo aloittaa ViLLEn käyttö niin sanotussa hiekkalaatikkotilassa, jossa he voivat kokeilla eri toimintoja ja testata, miten ViLLEn opetusmateriaalit toimivat. Alustavan testauksen jälkeen opettajat voivat luoda virtuaalisen luokan, kutsua oppilaat liittymään luokkaan ja luoda oppilaille tehtäviä. Opettajat voivat käyttää myös valmiita, muiden käyttäjien laatimia opetusmateriaaleja matematiikassa, ohjelmoinnissa, suomen kielessä ja englannin kielessä.

Uusien oppimissovellusten kokeileminen voi antaa loppukäyttäjälle yleiskuvan siitä, miten ympäristö toimii. Uuden opetusteknologian käyttöönotto ja opettajien innostaminen niiden käyttöön edellyttää kuitenkin perinpohjaista koulutusta. On myös varmistettava, että opettajat tuntevat olevansa osallisia ja että heidän esittämiään kysymyksiä ja huolenaiheita teknologian käytöstä kuunnellaan. Opettajille tarjotaan koulutusta, koska kaikki opettajat eivät tunne mukautettavia oppimisympäristöjä tai tiedä, miten virtuaalisia luokkia luodaan tai digitaalinen formatiivinen arviointi suoritetaan. ViLLEn osalta opettajille tarjoaa koulutusta suomalainen Eduten-yritys tai paikalliset opettajat, joilla on lisenssi kouluttaa muita ViLLEn käyttöön. 

Koronapandemian aikana ViLLE-järjestelmää ja sen mahdollisuutta tarjota opettajille ja oppilaille tarvittavaa etäopetusmateriaalia testattiin kattavasti peruskouluissa. Pandemian aikana ViLLE-tiimi antoi koulutusta myös videoneuvottelujen välityksellä, jotta opettajat saivat tarvittavat tiedot turvallisella tavalla.

ViLLEn käyttäjien ja ViLLEn opetusjärjestelmässä tehtyjen tehtävien määrä nelinkertaistui pandemian aikana keväällä 2020. Etäopetusjakson aikana jotkut opettajat käyttivät ViLLE-järjestelmää sekä opetusmateriaalin toimittamiseen että formatiiviseen arviointiin. Opettajia kiinnosti erityisesti tarkemman tiedon saaminen oppilaiden oppimisesta ja ViLLEn tehtävien vaikeustason mukauttaminen oppilaiden osaamistasoon.

Tutkimukset osoittivat, että suomalaisen koulut olivat jo ottaneet käyttöön joko Microsoft Office 365:n ja/tai Google G Suiten, jotka yhdessä Wilma-oppilashallintojärjestelmän kanssa tarjosivat tarvittavat digitaaliset oppimisympäristöt, videoneuvotteluvalmiudet ja digitaaliset portfoliotyökalut. Lisäksi koulut toimittivat digitaalisen opetusaineiston oppilaille ViLLEn kautta, joka tarjosi opettajille myös formatiivisen arvioinnin toiminnot. Koronapandemian aikana opettajat Suomessa mutta myös monessa muussa Euroopan maassa raportoivat, että heillä oli systemaattisesti ongelmia arvioinnin suorittamisessa etäopetuksen aikana. Suomessa opettajat etsivät ongelman ratkaisuksi digitaalisia pelillisiä työkaluja, kuten ViLLEn.