Σε επίπεδο δήμου, ανάλογα με το μέγεθος του δήμου, υπάρχει συνήθως ένα τμήμα ή γραφείο εκπαίδευσης που είναι αρμόδιο για τη διαχείριση της εκπαίδευσης. Το μέγεθος των δήμων ποικίλλει αρκετά, από τη φινλανδική πρωτεύουσα του Ελσίνκι (με 657.674 δημότες, περίπου 50.000 μαθητές βασικής εκπαίδευσης) έως τη μικρή πόλη Luhanka (699 δημότες, περίπου 100 μαθητές βασικής εκπαίδευσης). Οι εκπαιδευτικές υπηρεσίες διαθέτουν, επίσης, προσωπικό αρμόδιο για τη χρήση των ΤΠΕ στην εκπαίδευση. Τα τμήματα αυτά συνεργάζονται στενά με άλλα τμήματα, όπως το τμήμα πληροφορικής που διαχειρίζεται το οικοσύστημα και την υποδομή πληροφορικής του δήμου. Σε πολλούς δήμους, αυτά τα δύο τμήματα αποφασίζουν τι υπηρεσίες πληροφορικής θα χρησιμοποιηθούν στα σχολεία. Είναι, επίσης, υπεύθυνα για την διά βίου κατάρτιση και την πιλοτική εφαρμογή νέων πρακτικών.

Οι φινλανδικοί δήμοι προσφέρουν καλές υπηρεσίες πληροφορικής. Σπάνια χρειάζεται σήμερα να επισκεφθεί κανείς κάποια υπηρεσία υποστήριξης ή να κλείσει ραντεβού στον οδοντίατρο ή να ανανεώσει τον δανεισμό ενός βιβλίου πηγαίνοντας στη βιβλιοθήκη. Αυτή η νοοτροπία της απρόσκοπτης εξυπηρέτησης από τις υποδομές πληροφορικής έχει ξεκινήσει από τη δεκαετία του '90, συνεχίζεται μέχρι σήμερα και συνδέεται ενδεχομένως με το γεγονός ότι η Φινλανδία είναι μια αρκετά αγροτική χώρα και η ψηφιοποίηση θεωρήθηκε η λύση για την παροχή ισότιμης πρόσβασης στις υπηρεσίες και στη γνώση για όλους. 
Παρόμοια περίπτωση αποτελούν τα σχολεία, καθώς οι υπηρεσίες πληροφορικής προσφέρονται σε όλους τους ενδιαφερόμενους φορείς της εκπαίδευσης. Για παράδειγμα, το σύστημα διαχείρισης μαθητών που ονομάζεται Wilma είναι ένα λογισμικό που βασίζεται στο διαδίκτυο και σε εφαρμογές, ώστε να λειτουργεί ως ένα απλό σημείο αναφοράς για τους γονείς κατά την αλληλεπίδρασή τους με το σχολείο, τη λήψη πληροφοριών σχετικά με την πρόοδο της μάθησης των παιδιών και τη λήψη σημαντικών μηνυμάτων καθημερινά. Διαθέτει, επίσης, μια διαφορετική διεπαφή για τους εκπαιδευτικούς, που τη χρησιμοποιούν για την καταχώριση βαθμολογιών, προσχεδίων πιστοποιητικών και διοικητικών στοιχείων, όπως οι απουσίες των μαθητών.

Δεδομένου ότι τα σχολεία αντιπροσωπεύουν την πόλη και τη δημόσια αρχή, συνήθως δεν μπορούν να λάβουν αποφάσεις αγοράς χωρίς ανοικτό διαγωνισμό για παρόχους και προμηθευτές. Έτσι διασφαλίζεται ο θεμιτός ανταγωνισμός μεταξύ των προμηθευτών και ότι η προσφορά πληροί συγκεκριμένα κριτήρια. Η διαδικασία είναι διαφανής, αποφεύγοντας έτσι τυχόν κινδύνους κατάχρησης ή διαφθοράς. Στους περισσότερους δήμους, πριν από την επένδυση σε εκπαιδευτικά τεχνολογικά μέσα, ένα σχολείο πρέπει αρχικά να συμβουλευτεί το εκπαιδευτικό του τμήμα.
Σημειώστε ότι πολλοί δήμοι έχουν δικές τους μοναδικές διαδικασίες για την εφαρμογή τεχνολογικών μέσων, οι οποίες ενδέχεται να διαφέρουν από αυτές που παρουσιάζονται εδώ. Ωστόσο, όλοι οι δήμοι πρέπει να διασφαλίζουν ότι οι αγορές πραγματοποιούνται με νόμιμο τρόπο και ότι η διαδικασία είναι δίκαιη και διαφανής. 

Παλαιότερα, οι δήμοι επένδυαν σε εκπαιδευτική τεχνολογία ακολουθώντας κατά κανόνα μια διαδικασία από την κορυφή προς τη βάση. Χωρίς την οπτική των εκπαιδευτικών, αυτό κάποιες φορές είχε ως αποτέλεσμα να γίνονται αγορές που βασίζονταν πρωτίστως σε τεχνικές ικανότητες, ενώ παραλείποντας οι παιδαγωγικές πτυχές. 

Ωστόσο, σύντομα κατέστη προφανές ότι αν δεν συμβάλλουν οι εκπαιδευτικοί στην λήψη αποφάσεων για το τι είδους τεχνολογία θα αγοραστεί, ήταν λιγότερο πιθανό να χρησιμοποιηθούν στην πράξη αυτά τα νέα εργαλεία. Πώς να συμμετέχουν στη διαδικασία λήψης αποφάσεων οι εκπαιδευτικοί και οι μαθητές, δηλαδή αυτοί που γνωρίζουν καλύτερα από τον καθένα πώς θα χρησιμοποιηθεί η τεχνολογία στην τάξη; 

Ένας τρόπος μπορεί να είναι η συλλογή δεδομένων από τους εκπαιδευτικούς (π.χ. μέσω ερωτηματολογίων). Ο επικεφαλής του σχολείου μπορεί να βοηθήσει στη συλλογή αυτών των δεδομένων, τα οποία μπορούν στη συνέχεια να χρησιμοποιηθούν για μια γρήγορη θεματική ανάλυση από το τμήμα εκπαίδευσης του δήμου. Ο δήμος μπορεί, επίσης, να λάβει αποφάσεις βάσει στοιχείων που έχουν συλλεχθεί από διδάσκοντες εκπαιδευτικών. Στη Φινλανδία, τα σχολεία διαθέτουν έναν διδάσκοντα εκπαιδευτικών σε κάθε σχολείο, ο οποίος είναι υπεύθυνος για την παιδαγωγική ανάπτυξη του σχολείου και είναι καλά ενημερωμένος για τις εκπαιδευτικές τεχνολογίες. Φυσικά, το τμήμα εκπαίδευσης συμβουλεύεται, επίσης, το τμήμα πληροφορικής του δήμου, διότι τα νέα λογισμικά και οι συσκευές πρέπει να αντιστοιχούν στην υποδομή πληροφορικής του δήμου. 

Υπάρχουν πολλοί τρόποι συμμετοχής των εκπαιδευτικών και των μαθητών στη λήψη αποφάσεων σχετικά με τις αγορές εκπαιδευτικών τεχνολογιών. Ωστόσο, το σωστό θα ήταν να τυποποιηθεί αυτή η διαδικασία και να κληθούν όλοι οι ενδιαφερόμενοι, οι εκπαιδευτικοί, οι μαθητές και οι προμηθευτές να συμμετέχουν ουσιαστικά σε αυτήν. 

Η πόλη του Ελσίνκι υιοθέτησε έναν ενδιαφέροντα τρόπο με τον οποίο τόσο οι εκπαιδευτικοί όσο και οι μαθητές συμμετέχουν στην επιλογή και την αγορά νέων εκπαιδευτικών τεχνολογιών, εξακολουθώντας, ωστόσο, να ενεργούν με νόμιμο τρόπο. Από τότε που το Ελσίνκι εισήγαγε αυτή τη νέα διαδικασία, πολλές άλλες μεγάλες πόλεις υιοθέτησαν, επίσης, παρόμοιες διαδικασίες. Η βασική ιδέα είναι να δημιουργηθεί μια λίστα προκλήσεων που καθορίζονται από τις ομάδες εκπαιδευτικών. 

Για παράδειγμα, ορισμένοι εκπαιδευτικοί σε ένα σχολείο μπορεί να αναφέρουν ότι χρειάζονται μια ψηφιακή λύση για να διευκολυνθεί η διαμορφωτική αξιολόγηση. Οι εκπαιδευτικοί αυτοί αναμένεται να καθορίσουν ορισμένα κριτήρια. Για παράδειγμα, ότι τα προϊόντα θα πρέπει να περιλαμβάνουν ένα υποστηρικτικό ενημερωτικό σύστημα ανάλυσης μάθησης για τον εκπαιδευτικό, ένα ενδιαφέρον περιβάλλον εργασίας χρήστη, θα πρέπει να υποστηρίζουν οποιαδήποτε συσκευή κ.λπ. Στη συνέχεια, το τμήμα εκπαίδευσης θα συντάξει μια επίσημη ανακοίνωση ή «πρόσκληση για ιδέες» και την απευθύνει σε προμηθευτές, νεοφυείς επιχειρήσεις (start-up) και πιο καθιερωμένες εταιρείες για να προτείνουν λύσεις για την εκπλήρωση αυτών των κριτηρίων. 

Μετά την επίσημη πρόσκληση, οι προμηθευτές εκθέτουν τις ιδέες τους, προσχέδια προϊόντων και εκδόσεις beta στην ομάδα εκπαιδευτικών. Στη συνέχεια, η ομάδα αποφασίζει για τον(τους) προμηθευτή(-ές) που θα επιλεγεί(-ούν) για την ανάπτυξη του προϊόντος σε συνεργασία με τα σχολεία. Σε αυτό το πιλοτικό στάδιο, οι εκπαιδευτικοί και οι μαθητές μπορούν να συμμετέχουν σε διάφορους κύκλους ανάπτυξης προϊόντων, διασφαλίζοντας έτσι ότι όποιος και αν είναι ο σχεδιασμός και το πρόγραμμα που θα αναπτυχθεί από τον προμηθευτή, θα ανταποκρίνεται πράγματι στις απαιτήσεις του τελικού χρήστη, δηλαδή στις ανάγκες των μαθητών και των εκπαιδευτικών.

Εν ολίγοις, όταν οι προμηθευτές συμβουλεύονται τους τελικούς χρήστες (π.χ. εκπαιδευτικούς, μαθητές) κατά την ανάπτυξη προϊόντων σε πρώιμο στάδιο, τα προϊόντα θα γίνουν αποδεκτά από περισσότερους εκπαιδευτικούς και μαθητές.

Τα φινλανδικά σχολεία κατάφεραν να παράσχουν εκπαίδευση υπό δύσκολες συνθήκες λόγω της πανδημίας COVID-19. Δεδομένου ότι οι δήμοι είχαν επενδύσει στην ψηφιοποίηση, τα σχολεία διέθεταν αρκετά περιβάλλοντα ψηφιακής μάθησης που είχαν δημιουργηθεί πριν από την πανδημία COVID-19. Ένα από αυτά τα περιβάλλοντα ψηφιακής μάθησης ήταν το ViLLE, το οποίο οι εκπαιδευτικοί και οι μαθητές χρησιμοποίησαν ευρέως κατά την εξ αποστάσεως εκπαίδευση, αξιοποιώντας τις δυνατότητες διαμορφωτικής αξιολόγησης που προσφέρει αυτό το ψηφιακό εργαλείο. 

Το ViLLE είναι μια πλατφόρμα ψηφιακής μάθησης που χρησιμοποιείται για τη δημιουργία προσαρμόσιμων εκπαιδευτικών εργασιών με τη μορφή ψηφιακών παιχνιδιών και καθορισμένων αυτοματοποιημένων σχολίων. Η δημοτικότητα της πλατφόρμας σημείωσε νέα ύψη την άνοιξη του 2020, όταν η πανδημία COVID-19 έπληξε σοβαρά τον εκπαιδευτικό τομέα, ωθώντας τα σχολεία σε μεθόδους εξ αποστάσεως εκπαίδευσης σε παγκόσμιο επίπεδο. 

Οι εκπαιδευτικοί μπορούν απλώς να αρχίσουν να χρησιμοποιούν το ViLLE στη λεγόμενη λειτουργία περιβάλλοντος προστατευμένης εκτέλεσης, όπου μπορούν να δοκιμάσουν διάφορες λειτουργίες και το πώς λειτουργεί το εκπαιδευτικό υλικό στο ViLLE. Μετά τις αρχικές δοκιμές, οι εκπαιδευτικοί μπορούν να δημιουργήσουν μια εικονική τάξη, να προσκαλέσουν μαθητές να συμμετάσχουν στην τάξη και να δημιουργήσουν εκπαιδευτικές εργασίες για τους μαθητές. Οι εκπαιδευτικοί μπορούν, επίσης, να χρησιμοποιούν έτοιμο εκπαιδευτικό υλικό που έχει δημιουργηθεί από άλλους χρήστες του ViLLE για τα μαθηματικά, το προγραμματισμό, τη φινλανδική γλώσσα και τα αγγλικά.

Η δοκιμή νέου λογισμικού για εκμάθηση μπορεί να προσφέρει στον τελικό χρήστη μια επισκόπηση του τρόπου που λειτουργεί το περιβάλλον γενικά. Ωστόσο, η εισαγωγή νέων εκπαιδευτικών τεχνολογιών και η χρήση τους από τους εκπαιδευτικούς σε καθημερινή βάση απαιτεί μια πολύπλευρη κατάρτιση. Θα πρέπει, επίσης, να διασφαλιστεί ότι οι εκπαιδευτικοί αισθάνονται ότι συμμετέχουν και εισακούγονται τα ερωτήματα και οι ανησυχίες τους σχετικά με τη χρήση της τεχνολογίας. Ως εκ τούτου, προσφέρεται κατάρτιση για εκπαιδευτικούς, επειδή δεν είναι όλοι οι εκπαιδευτικοί εξοικειωμένοι με τα προσαρμόσιμα μαθησιακά περιβάλλοντα, ούτε γνωρίζουν όλοι πώς να δημιουργήσουν εικονικές τάξεις ή πώς να πραγματοποιήσουν ψηφιακή αξιολόγηση. Για το ViLLE, η φινλανδική εταιρεία Eduten ή οι τοπικοί εκπαιδευτικοί που έχουν άδεια διδάσκοντα εκπαιδευτικών στη χρήση του συστήματος ViLLE, προσφέρουν κατάρτιση στους εκπαιδευτικούς. 

Κατά τη διάρκεια της πανδημίας COVID-19, το ViLLE δοκιμάστηκε εκτενώς στα φινλανδικά ενιαία σχολεία για να παρέχει στους εκπαιδευτικούς και τους μαθητές το απαραίτητο υλικό εξ αποστάσεως εκπαίδευσης. Κατά τη διάρκεια της πανδημίας, η ομάδα του ViLLE παρείχε, επίσης, κατάρτιση μέσω βιντεοδιάσκεψης, για να είναι σίγουρο ότι δίνονταν στους εκπαιδευτικούς όλες οι απαραίτητες πληροφορίες.

Ο αριθμός των χρηστών του ViLLE και των εργασιών που ολοκληρώθηκαν στην εκπαιδευτική πλατφόρμα του ViLLE τετραπλασιάστηκε κατά τη διάρκεια της πανδημίας την άνοιξη του 2020. Κατά τη διάρκεια της εξ αποστάσεως εκπαίδευσης, ορισμένοι εκπαιδευτικοί χρησιμοποίησαν το ViLLE τόσο για να προσφέρουν εκπαιδευτικό υλικό όσο και για να διενεργήσουν διαμορφωτική αξιολόγηση. Αυτό που ενδιέφερε ιδιαίτερα τους εκπαιδευτικούς ήταν να λαμβάνουν ακριβέστερες πληροφορίες σχετικά με τη μάθηση των παιδιών και να προσαρμόζουν το επίπεδο δυσκολίας των εργασιών που ανέθεταν μέσω του ViLLE, ώστε να ανταποκρίνονται στο επίπεδο δεξιοτήτων κάθε μαθητή.

Έρευνες έδειξαν ότι τα φινλανδικά σχολεία είχαν ήδη υιοθετήσει το Microsoft Office 365 ή/και το Google G Suite που μαζί με το σύστημα διαχείρισης μαθητών Wilma παρείχαν όλα τα απαραίτητα περιβάλλοντα ψηφιακής εκμάθησης, βιντεοδιασκέψεις και εργαλεία ψηφιακού χαρτοφυλακίου. Επιπλέον, τα σχολεία χρησιμοποίησαν το ViLLE για να παράσχουν ψηφιακό εκπαιδευτικό υλικό στους μαθητές, το οποίο προσέφερε, επίσης, στους εκπαιδευτικούς ικανότητες διαμορφωτικής αξιολόγησης. Κατά τη διάρκεια της πανδημίας COVID-19, οι εκπαιδευτικοί στη Φινλανδία, αλλά και σε πολλές άλλες ευρωπαϊκές χώρες, ανέφεραν ότι είχαν συστηματικά προβλήματα με τη διενέργεια αξιολόγησης κατά την εξ αποστάσεως εκπαίδευση. Στη Φινλανδία, οι εκπαιδευτικοί αναζήτησαν εργαλεία ψηφιακών εκπαιδευτικών παιχνιδιών, όπως το ViLLE, για την αντιμετώπιση αυτού του ζητήματος.